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山东大学研究生申请国际学术会议资助工作流程
发布日期:2019-09-26 作者: 浏览次数:

一、总流程

1.申请:申请人于每年1、4、7、10月第一周到培养单位申报国际会议资助;培养单位审核推荐。

2.评审:研究生院组织专家评审后公示。

3.报销:获资助者回国报到提交回国报到材料,按学校规定走报销程序。


二、申请程序

符合条件申请人按照《山东大学研究生出境参加国际学术会议管理办法》及“《山东大学研究生出境参加国际学术会议管理办法》补充规定”的要求向所在培养单位提交材料:

1.《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》(个人签字、导师签字、分管院长签字)与《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》(汇总表电子版发送学院指定邮箱cyb@sdu.edu.cn,主题标注:申请国际会议资助汇总表)。

2. 会议邀请函和正式录用函及其中文翻译件(非英文函件的翻译件需导师签名);函件上需有论文录用类别(ORALPOSTER)说明。

3. 提交导师已审核签字的论文原稿,格式按国内外正式期刊投稿格式,且申请人为第一作者、山东大学为第一署名单位。


三、评审程序

1.导师同意推荐;学院审核并对同一会议申请人进行排序。

2.研究生院组织专家评审、公示。


四、报销流程(具体按照国际部、财务部要求执行,本流程仅限参考)

1.持护照向导师报到。

2.会后或资助名单公示后二周内,将电子版会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn(会议总结模板见研究生院网站)

3. 至国际事务部办理核销手续。

携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(济南校区同学到明德楼C315;青岛校区的同学可到华岗苑西楼302室办理)办理核销手续。国际事务部审核后,提供签字盖章的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”。

4.财务部报账大厅审核。

携带国际事务部出具的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”及原始单据到各校区财务部报账大厅“外汇报销”窗口(青岛校区的同学到华岗苑西楼一层1114号窗口办理,联系电话:58630090)审核。

5.网上预约报销。

审核后进入网上预约报销,学生本人使用自己的账号和密码登录个人财务系统进行网上预约(山东大学主页—校园服务—财务系统)。登录财务系统后,点击左侧的预约报销选项进行网上预约。经费可分为两部分进行报销:第一、使用研究生院提供的经费项目号(10000074183608)进行预约报销,不超过规定的额度。第二、如学院或导师给与研究生报销部分经费的,可以使用相应的科研经费账号进行预约报销其他部分的费用。系统会自动生成预约报销单。打印好预约报销单。

6.办理好以上手续,携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单”和研究生院“预约报销单”等及参会相关材料交至学院秘书老师,学院每月集中(周三上午)寄送至研究生院审核。

7.学生将从学院领回“预约报销单”等材料交至本校区财务部报销。报销时须带“预约报销单”、 “临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”及原始单据。

注:学校资助报销的经费报销范围包括往返旅费、保险费、住宿费、会议注册费等;办理护照、签证、伙食和差旅补助等费用不在报销范围内。